Logiciel Qualitéval niveau 3-1: La gestion documentaire (GED)


Organisation

Durée :

1 jour (7 heures)

Lieu :

Intra dans les locaux de l’établissement demandeur ou inter dans les locaux d’Axe Pro Formation, InnoPôle Provence, Route de Pelissanne 13300 Salon de Provence

Tarif

En session inter dans nos locaux: 250€/jour et par participant.
En session intra: nous consulter

Public concerné

Directeur, adjoint de direction, responsable qualité, assistante de direction, Infirmière référente, médecin coordonnateur

Pré-requis

Disposer d’un premier niveau de connaissances en matière d’évaluation et de démarche qualité

Profil intervenant

Formateur Qualit'Eval

Présentation

Le système documentaire est un élément clé de la mise en oeuvre d’une démarche qualité structurée au sein de toute entreprise dont les principaux objectifs sont les suivants :

  • Formaliser par écrit les règles de fonctionnement et les pratiques professionnelles
  • Sauvegarde du savoir-faire
  • Harmoniser les pratiques entre les différents acteurs réalisant entièrement ou partiellement une même tâche ou activité
  • Rendre l’information accessible
  • S’assurer que l’information est valide et d’actualité
  • Prévenir les risques et les dysfonctionnements
  • Tracer tous résultats, toutes communications et toutes décisions
  • Formation des nouveaux arrivants


Le système documentaire est constitué de tous les documents utiles au bon fonctionnement des activités, il regroupe généralement :

  • Le manuel qualité
  • Les procédures
  • Les protocoles (ou modes opératoires)
  • Les documents associés
  • Les enregistrements

Gérer un système documentaire sans un outil adapté n’est pas chose aisée. Le logiciel Qualitéval intègre un module spécifique destiné à la gestion des éléments du système, il permet de créer des documents, de générer une nomenclature claire et de rendre l’ensemble accessible à tous grâce au cloud intégré.

Objectifs

  •  Identifier les enjeux de la mise en place d’un système documentaire qualité
  • Définir la composition du système documentaire de l’établissement
  • Savoir faire la différence entre une procédure, un mode opératoire ou un protocole, un document associé et un enregistrement
  • Faire évoluer le système documentaire vers l’efficacité et la simplification
  • Préparer l’informatisation du système documentaire
  • Etablir une nomenclature (codification) du système documentaire permettant une vision claire et rapide de son contenu
  • S’assurer de la bonne diffusion des éléments utiles à l’accomplissement des activités dans le respect des engagements qualité

Contenu du programme

- Présentation de l’intervenant, des participants et du thème
- Brainstorming autour du système qualité de la structure

  • Le système documentaire
     
  •  Le rôle, la valeur et l’efficacité du système documentaire
     
  •  Typologie des différents documents qui composent le système documentaire
    • Documents d’organisation
    • Document de planification
    • Documents de définition
    • Documents techniques
    • Documents d’exécution et d’exploitation
    • Documents de communication et de valorisation
       
  • Le système documentaire de la structure
     
  •  Identification des documents existants
    • Manuel qualité
    • Procédures
    • Protocoles ou modes opératoires
    • Documents associés
    • Enregistrements
    • Autres documents
       
  • L’informatisation du système documentaire
    •  Présentation du module de gestion du système documentaire du logiciel Qualitéval
    •  Configuration du module
    •  Paramétrage des droits d’accès
    •  Identification du responsable de la gestion documentaire
       
  • Codification des différents documents à créer ou à télécharger
    •  Attribution d’une référence à chaque catégorie de document (Tout document appartenant au système qualité de l’établissement doit être codifié pour faciliter son mode de gestion)
       
  • Création d’une procédure ou d’un protocole dans le logiciel Qualitéval
    •  Modèle simple
    •  Modèle avec logigramme
       
  • Association d’un document associé ou d’un enregistrement
    •  Téléchargement d’un document existant
       
  • Le circuit de validation
    •  Rédacteur
    •  Vérificateur
    •  Approbateur
       
  • Diffusion du document
     
  • Suivi et mise à jour des différentes versions des documents du système documentaire

- Bilan de fin de session/Questions/Réponses/Evaluation de la formation/Evaluation du transfert des connaissances/Tour de table et expression libre/Expression orale des objectifs de chacun à l’issue de la formation